Zoho One を入れておいて良かったこと

2020-07-16

みなさん【新しい生活様式】とやらの対応どうされていますか？

あんどぷらすも色んな方によく聞かれます。
正直コロナ前と変わったことと言えば、

・アルコール消毒を社内あちこちに置くようになった

・面接、商談用にアクリル板を導入した

・布タオルからペーパータオルに変更した

ぐらいで業務的にはほとんど変わっていません
4月〜5月にはリモートワークも１ヶ月半実践しましたが、準備はリモートワーク用の就業規則を用意して周知、同意してもらっただけです。（雛形は顧問社労士さんにいただきました）

それもこれも、

Zoho Oneを導入していたおかげ！！！

と間違いなく言えます。

＊Zohoを知らない方には以下の記事がオススメです。
Zohoアプリをどう使ってる？ — ユーザーレポート
 顧客情報を管理する「Zoho CRM」ユーザーレポート
 今だけ無料で使える！ 11種類のリモートワークパッケージ「Zoho Remotely」
オンライン会社説明会、オンラインセミナーに便利！「Zoho Show Time」
メールマーケティングソフトウェア Zoho Campaignsって知ってる？

こんなにたくさんのアプリを使うと思っていなかった

そもそも、Zoho One のライセンスで使えるアプリは40前後あります。（新しいアプリもどんどん出てきます）
最近ZohoのCRMやCampaigns単体で導入するクライアントさんが増えているのですが、

Zoho Oneが一番オススメなんですけどね

と言うと

いや〜そこまではまだいいです

と大体言われます。

すごーくわかります！！！

私達も「そんなにたくさん使い切れないよね」と思っていたので6〜7年前はZohoDeskのみからスタートしました。

そして、

社内のスタッフ全員で使ったほうが効果発揮しますよ

と言うと

まずは２〜３アカウントからにします

とだいたい返ってきます。

すごーくすごーくわかります！！！

私達もZohoDeskの２アカウントからスタートしました。
ただ、その頃は全然Zohoの良さをを活かせてなかったと思います。
（当時のZohoは今よりも仕組みが古く…という問題もありましたが…）

一番高いプランを契約させようとしているように思われそうなので毎回サラッとしか言いません。
もちろん気になるアプリのみお試しに数アカウントからで全然構わないです。

でも…マジでZohoOneオススメなのですよ（小声）

正直あんどぷらすでもZohoDesk２アカウントからZoho One全従業員アカウントに切り替えたときは「コストに見合うだけの活用ができるだろうか…」と不安でした。

ZohoOneで役割が明確に、分担と助け合いができるように

限られたメンバーで利用していた時と違って、Zoho Oneを全スタッフが利用することになって良かったことは

1. 導入する意味やメリットを全員が理解できるようになった
2. リモートワークでも出社と変わらない働き方ができた
3. それぞれの役割で使うアプリを振り分けられた
4. 他のスタッフの状況把握と協力の意識が芽生えた
5. データの共有が簡単になった

です。

今回は ３.それぞれの役割で使うアプリを振り分けられた について深堀りします。

まず、Zoho Oneは約40のアプリを利用できますが、料金的にはだいたいアプリを個別に3つ以上契約するのならばOneのほうがお得になるようなイメージです。

なので約40のアプリを全部使わないから損ということは全くありません。

ただ、スタッフの役割に合わせて使うアプリを割り振ることによって会社全体でかなり多くのアプリを利用することができます。
あんどぷらすでも職種や担当によって使うアプリの権限を割り振っています。

それでは管理者パネルからあんどぷらすスタッフの利用アプリを見ていきましょう。

一番たくさんのアプリを利用しているのは我らがボス（社長）です。

ちなみにアプリごとにも権限を決めることができるので見れるデータ・機能を絞ることも可能です。（ボスなので上記の通りほとんど管理者権限ですが…）

次は広報のｍさん

メールマガジンのCampaigns、SNS管理のSocial、アンケートと分析のSurvey、Webサイトにチャットを設置するSalesIQは広報がメインで利用しています。

エンジニアのsさんは他の開発ツールも多数利用していることもありZohoアプリは少なめです。

ちなみに、上記の中からあんどぷらすの従業員が全員利用しているアプリを囲ってみました。

それぞれの役割で使うアプリの数は様々ですが、黄色い枠で囲ったアプリは全員が入れているアプリです。

多いですか？
少ないですか？

・Cliq　チャット

・Connect　社内SNS

・Docks　文書管理

・Mail　メールソフト

・Notebook　デジタルノート

・ShowTime　Web会議とオンライントレーニング

・WorkDrive　共有ストレージ

これらのアプリのおかげで「明日からリモート勤務スタートします！」が可能となったのです！
そして全員が使うアプリに加え役割に応じてアプリ権限を振り分けることでかなり多くのアプリを有効に活用しています。

社内の情報セキュリティ対策にも

Zoho Oneを導入するメリットはデータの蓄積・共有・分析、社員同士の連携やマーケティングオートメーションなど多々ありますが、意外と知られていないのが情報セキュリティ対策です。

先ほどの章でもお伝えしたとおり、Zoho Oneは企業のメイン管理者が各従業員が使うアプリを承認することで権限を割り振ります。
約40のアプリを使うことが可能なライセンスですが、勝手に好きなだけ使えるわけではなく個々が使いたいアプリを申請して企業の管理者が承認することで利用できるようになるのです。

そして権限を与えた後も各アプリへのアクセス履歴は記録されています。

以下はあるスタッフのアカウント活動です。

上記はZoho Oneの管理パネルからスタッフごとの活動履歴を見ていますが、各アプリからも詳細な活動履歴を見ることが可能です。
スタッフ誰もが見れるわけではなく企業の管理者のみこのような活動履歴を確認できるのです。

もちろんスタッフを疑って常に見張るような使い方は良くありませんが、入退室管理の記録と同じようなものと考えています。

それぞれ役割に応じてスタッフにアプリの鍵を渡し、開け閉めを記録していると考えれば良いと思います。

そして企業では退職者が出ることも避けられませんが、Zohoのアカウントを回収するだけでZoho内の情報へのアクセスを遮断できます。
万が一、万が一にも悪意を持って退職前に情報を持ち出そうとすれば記録が残るので抑止力にもなると思います。

あまり考えたくないことですが、情報の危機管理としてはリアルな書庫の鍵管理より安全ではないでしょうか。

➖➖➖まとめ➖➖➖

コロナ禍による業務ソフトのクラウド化やITツールの導入を検討されている企業が増えていると思います。
自分たちがまずは試して、フルに活用しているからこそ自信をもってZohoをオススメしたくて記事にしました。
私達のような小さな会社から従業員数が多くライセンス数がたくさん必要になる大きな会社まで“費用対効果バツグンですよー”と伝えたいのです。

今ならIT導入補助金も使えます！（あんどぷらすはIT導入支援事業者です）

あんどぷらすでは毎月fuigoでZoho勉強会＆相談会を実施しているので気になる方は是非ご参加ください！